Strahlenschutzprogramme müssen dokumentierte Richtlinien, Zonenkarten, Bestandsverzeichnisse für versiegelte/unversiegelte Quellen, Messungen von Überwachung und Kontamination, Kalibrierungen von Messgeräten, Personendosimetrie- und Autorisierungsunterlagen, Schulungsprotokolle, Vorfallberichte und zugehörige Korrekturmaßnahmen aufbewahren. Die Aufbewahrung richtet sich nach gesetzlichen und rechtlichen Vorgaben: Personalunterlagen für die Beschäftigungsdauer zuzüglich gesetzlicher Nachbeschäftigungszeiträume (häufig mehrere Jahrzehnte), Überwachungs- und Geräteaufzeichnungen für Betriebszyklen (gewöhnlich 5–10 Jahre) und Vorfälle länger (10–30 Jahre). Verwaltungsübernahme, indexierte Metadaten und unveränderliche Audit-Trails sind erforderlich; nähere Einzelheiten folgen.
Welche Strahlenschutzunterlagen Sie aufbewahren müssen (Kurze Liste)
Bei der Erstellung und Pflege von Strahlenschutzdokumenten müssen Organisationen bestimmte Aufzeichnungen aufbewahren, die die Einhaltung gesetzlicher Grenzwerte, zugelassener Verfahren, die persönliche Dosisüberwachung, die Geräteleistung und Reaktionen auf Zwischenfälle nachweisen; dazu gehören, aber nicht ausschließlich, schriftliche Strahlenschutzprogramme, Ergebnisse der individuellen Dosimetrie, Strahlenmessungen und Kalibrierzertifikate, Instrumentenwartungsprotokolle, Anwesenheitslisten für Schulungen mit Lehrplänen und Daten, Aufzeichnungen über die Zulassung und Kompetenz von Bedienpersonen, Berichte über Kontaminationen und Expositionszwischenfälle mit Korrekturmaßnahmen, Abfallbegleitpapiere sowie Freigabe- oder Stilllegungsdokumentation für stillgelegte Bereiche oder Quellen. Die folgende Kurzliste ist für die behördliche Prüfung strukturiert: schriftliche Richtlinie und Änderungen, dokumentierte Zonenpläne und Kennzeichnungen der Einrichtung, Inventar von versiegelten und unversiegelten Quellen, Kalibrierzertifikate und Serviceunterlagen für Messgeräte, Strahlenmessberichte und Bereichskontaminationsprüfungen, Mitarbeiterdosimetrieaufzeichnungen und Dosiszusammenfassungen, Schulungsunterlagen mit Bezug zu Kompetenzen, Zulassungsformulare für Quellenbearbeiter, Zwischenfallberichte mit Ursachenanalysen und Korrekturmaßnahmen sowie Dokumentation zu Transport und Entsorgung von Abfällen.
Typische Aufbewahrungsfristen nach Dokumententyp (Personal, Überwachung, Geräte, Vorfälle, Schulung)
Aufbewahrungsfristen für strahlenschutzbezogene Unterlagen sollten nach Unterlagenkategorien festgelegt und mit den anwendbaren Vorschriften, gesetzlichen Fristen und der Organisationsrichtlinie in Einklang gebracht werden. Personalunterlagen, einschließlich Dosimetrieberichten und der Historie von Personalausweisen, müssen üblicherweise für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses plus eine gesetzlich vorgeschriebene Nachbeschäftigungsfrist aufbewahrt werden (oft 30 Jahre, wenn latente Wirkungen zu erwarten sind); die genaue Dauer hängt vom nationalen Recht ab. Überwachungsdaten (Bereichs- und Umgebungsüberwachung) werden typischerweise für einen definierten Betriebszyklus aufbewahrt (z. B. 5–10 Jahre) oder länger, wenn sie für Trendanalysen oder Untersuchungen nützlich sind. Ausrüstungsdokumentation, wie Kalibrierbescheinigungen und Wartungsprotokolle, sollte für die Lebensdauer des Geräts plus eine Aufbewahrungsfrist zur Untermauerung von Leistung und Compliance aufbewahrt werden (häufig 5–10 Jahre nach Außerbetriebnahme). Vorfallunterlagen und Untersuchungsberichte müssen so lange aufbewahrt werden, dass rechtliche Verpflichtungen und mögliche Haftungszeiträume erfüllt werden (oft 10–30 Jahre). Ausbildungsnachweise werden in der Regel für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses plus eine kurze gesetzliche Frist aufbewahrt (häufig 5–10 Jahre), um die Kompetenzhistorie nachzuweisen.
Wer ist verantwortlich und wie verfolgt man die Beweismittelkette und den Zugriff
Das Dokument soll für alle Aspekte der Strahlenschutzdokumentation bezeichnete Verantwortliche festlegen, einschließlich namentlich benannter Verwahrer, alternativer Ansprechpartner und ihrer Befugnisgrenzen. Kettennachweisaufzeichnungen müssen Übertragung, Zugriff und Verwahrungsverifikation für Quellen, Proben und kritische Dokumente chronologisch mit Zeitstempeln und Unterschriften oder elektronischer Authentifizierung erfassen. Prüfbereite Verfahren sollen die Aufbewahrung von Verwahrungsprotokollen, Methoden zur Beilegung von Unstimmigkeiten sowie Zuständigkeiten für Zugriffskontrolle und Änderungsautorisierung definieren.
Verantwortliche Parteien
Wer für jedes Element der Strahlenschutzdokumentation verantwortlich ist, muss ausdrücklich festgelegt und dokumentiert werden, um klare Verantwortungsbereiche und durchsetzbare Zugriffskontrollen zu gewährleisten. Die Organisation setzt eine Verantwortlichkeitsmatrix und eine Rollenabbildung um, um Aufgaben für Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Aufbewahrung und Löschung von Aufzeichnungen zuzuweisen. Jeder Eintrag in den Aufzeichnungen muss den Namen der verantwortlichen Person, Position, Kontakt, Berechtigungsstufe und Unterschrift oder das elektronische Äquivalent enthalten. Zugriffsberechtigungen müssen mit den dokumentierten Aufgaben übereinstimmen und periodisch überprüft werden. Delegationen und Änderungen erfordern eine schriftliche Autorisierung und versionskontrollierte Aktualisierungen der Rollenabbildung. Prüfungsspuren müssen Identität des Benutzers, Aktion, Zeitstempel und Begründung für Änderungen erfassen. Aufbewahrungsbeauftragte werden getrennt von operativen Anwendern benannt, um Interessenkonflikte zu vermeiden und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.
Kette der Beweismittelsicherung
Aufbauend auf der festgelegten Aufgabenverteilung müssen die Chain-of-Custody‑Aufzeichnungen die lückenlose, nachweisbare Aufbewahrung radioaktiver Materialien und Unterlagen vom Erzeugungspunkt bis zur endgültigen Beseitigung dokumentieren. Das Aufzeichnungssystem erfordert zeitgestempelte Übergaben, benannte Verantwortliche, sichere Transportprotokolle und Zugriffskontrollereignisse, um die Kettendokumentation und die Bestätigung der Obhut sicherzustellen. Jeder Eintrag muss sich auf Genehmigungsformulare, Zustandsberichte und Entsorgungsgenehmigungen beziehen und so Prüfpapiere und behördliche Überprüfungen ermöglichen. Aufbewahrungsfristen richten sich nach gesetzlichen Vorgaben und institutionellen Richtlinien; eine Entsorgung darf nicht vorgenommen werden ohne bestätigte Obhut. Elektronische und papierbasierte Aufzeichnungen sind akzeptabel, wenn Integrität, Zugriffskontrollen und Sicherungsverfahren nachgewiesen werden. Periodische Audits prüfen die Einhaltung, und Abweichungen lösen Korrekturmaßnahmen aus, wobei Ursachenanalyse, Behebung und Meldung an zuständige Behörden dokumentiert werden.
- Zeitgestempelte Übergabeprotokolle mit Unterschriften und Identifikationen
- Zugriffskontrollereignisse in Korrelation mit Genehmigungen
- Prüfpfad, der die Erzeugung mit der endgültigen Beseitigung verknüpft
Speicherung von Strahlenschutzunterlagen: Papier- vs. elektronische Systeme
Bei der Betrachtung von Aufbewahrungsoptionen müssen Organisationen die Compliance-, Zugänglichkeits- und Sicherheitsaspekte von papierbasierten versus elektronischen Strahlenschutzunterlagen abwägen. Die regulatorisch ausgerichtete Bewertung betont Aufbewahrungsfristen, Prüfbarkeit und Manipulationssicherheit: Papieroriginale bieten physische Kontinuität, erfordern jedoch kontrollierte Umgebungsaufbewahrung und dokumentierte Übergabeverfahren; elektronische Systeme verlangen validierte Plattformen, routinemäßige Sicherungen und Prüfprotokolle. Elektronische Aufzeichnungen sollten digitale Signaturen implementieren und Metadatenstandards einhalten, um Authentizität und Wiederauffindbarkeit über gesetzliche Aufbewahrungszeiträume zu gewährleisten. Hybride Ansätze können gerechtfertigt sein, wenn Originale gesetzlich vorgeschrieben sind oder die Qualität der Digitalisierung für behördliche Prüfungen unzureichend ist. Kostenanalysen müssen physischen Archivraum, Klimatisierung und Notfallwiederherstellung für Papier sowie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Softwarewartung und langfristige Dateiformatmigration für elektronische Archive berücksichtigen. Letztlich sollten die Auswahlkriterien direkt anwendbaren gesetzlichen Anforderungen, nachweisbarer Integrität über die Zeit und der Fähigkeit der Einrichtung, sichere Aufbewahrungspraktiken über die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen aufrechtzuerhalten, zugeordnet werden.
Organisieren, Indizieren und Sichern von Unterlagen für Inspektionen und Audits
Nach der Auswahl von Papier-, elektronischer oder hybrider Aufbewahrung müssen Aufzeichnungen organisiert und indexiert werden, um einen schnellen Abruf und nachweisbare Integrität bei Inspektionen und Prüfungen zu unterstützen. Das Organisationsschema sollte regulatorische Kategorien, Datumssequenzen und verantwortliche Einheiten widerspiegeln. Die Indizierung erfordert konsistente Metadatenstandards, um eine eindeutige Identifizierung, Versionskontrolle und Kennzeichnung der Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten. Zugriffskontrollen müssen rollenbasiert, protokolliert und periodisch überprüft werden; physische und logische Schutzmaßnahmen sollten unbefugte Änderungen oder Entfernungen verhindern. Prüfpfade sowie Prüfsummen- oder Signaturmechanismen liefern nachprüfbare Integrität. Dokumentierte Verfahren müssen Indexfelder, Benennungs-konventionen und den Prozess zur Erstellung, Korrektur und Zertifizierung von Aufzeichnungen definieren. Regelmäßige interne Kontrollen und stichprobenartige Abrufübungen validieren die Einsatzbereitschaft für externe Prüfungen. Aufbewahrungsregister und indexierte Verzeichnisse vereinfachen Anfragen von Prüfern und verkürzen die Reaktionszeit. Die Verantwortung für die Verwahrung, Eskalationen bei Anomalien und sichere Replikation an externen Standorten sollte ausdrücklich zugewiesen und getestet werden.
- Definieren Sie obligatorische Metadatenelemente und Benennungskonventionen.
- Implementieren Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen und unveränderbare Prüfpfade.
- Planen Sie Abrufübungen und Integritätsprüfungen.
Wenn Akten fehlen oder nahezu zerstört sind: Rekonstruktion, Archivierung und sichere Entsorgung
Wenn Originalstrahlungsschutzunterlagen fehlen oder Anzeichen physischer Degradation aufweisen, müssen regulierte Stellen dokumentierte Rekonstruktionsstrategien unter Verwendung corroborierender Quellen wie Instrumentenprotokollen, Personendosimetrieberichten, Wartungsaufzeichnungen und Zeugenaussagen umsetzen. Langfristige Aufbewahrung erfordert Archivspeicherung, die Integrität und Wiederauffindbarkeit durch kontrollierte Umweltbedingungen, Medienmigrationspläne und verifizierbare Kette-der-Haftung-Verfahren bewahrt. Wenn Unterlagen das Lebensende erreichen, muss die Entsorgung dokumentierten Methoden folgen, die irreversible Vernichtung, regulatorische Konformität in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit sowie erhaltene Verfahrensnachweise sicherstellen.
Dokument-Rekonstruktionsstrategien
Für Aufzeichnungen, die fehlen, beschädigt sind oder akut von Zerstörung bedroht sind, muss eine formelle Rekonstitutionsstrategie erstellt und dokumentiert werden, die verantwortliche Parteien, Rekonstruktionsmethoden, Verifizierungsverfahren, Aufbewahrungsfristen und Kriterien für die Archivierung oder sichere Vernichtung spezifiziert; diese Strategie soll die Wiederherstellung aus Primärquellen, validierten Sekundärquellen und authentifizierten zeitnahen Kopien priorisieren und Nachverfolgbarkeit durch Kettennachweis (chain-of-custody), Versionskontrolle sowie eine dokumentierte Abzeichnung durch den Strahlenschutzbeauftragten oder eine benannte Autorität verlangen, bevor rekonstruierte Dokumente als offiziell akzeptiert werden. Das Protokoll schreibt dokumentierte Schritte zur Dokumentenwiederherstellung, den Einsatz forensischer Prüfungen zur Validierung der Provenienz und minimale akzeptable Metadatenelemente vor. Rekonstruktionsteams folgen dokumentierten Arbeitsabläufen, bewahren beweiserhebliche Originale, protokollieren Maßnahmen und wenden Verifikationschecklisten an. Die Annahme rekonstruierter Aufzeichnungen erfordert eine formale Genehmigung und eine zugewiesene Aufbewahrungsklassifikation.
- Erstellung von Provenienz- und Kettennachweismitschrften.
- Anwendung forensischer Prüfungen zur Quellenvalidierung.
- Erfordernis einer formellen Abzeichnung und Zuweisung der Aufbewahrung.
Archivierungs- und Aufbewahrungsbestimmungen
Gemäß dem Wiederherstellungsprotokoll müssen die Archivierungspraktiken spezifiziert werden, um rekonstruierte Aufzeichnungen zu bewahren und weiteren Verlust oder Verschlechterung zu verhindern; die Verfahren sollen Speichermedium, Umweltkontrollen, Zugriffsbeschränkungen, Indexierungsstandards und Aufbewahrungsfristen definieren, die mit Provenienz- und Kettennachweisdokumentation übereinstimmen. Die Behörde schreibt die Auswahl langfristiger Medien vor, die auf Integrität geprüft sind, sowie Migrationspfade; klimatisierte Einrichtungen mit überwachter Temperatur- und Luftfeuchtigkeitsstabilität sind erforderlich. Metadatestandards müssen konsequent angewendet werden und Ursprung, Wiederherstellungsverfahren, Verwahrereignisse und Prüfsummenwerte dokumentieren. Zugriffskontrollen sollen rollenbasiert, protokolliert und periodisch überprüft werden. Indexierungsstandards ermöglichen eine schnelle Auffindbarkeit und Auditbereitschaft. Aufbewahrungsfristen sollen sich auf regulatorische Zeitrahmen beziehen und periodische Integritätsprüfungen, dokumentierte Migrationen und Notfallverfahren für beschädigte oder unvollständige Aufzeichnungen einschließen.
Sichere Aktenvernichtung
In Situationen, in denen Aufzeichnungen fehlen oder sich in einem Zustand unmittelbar bevorstehender Zerstörung befinden, müssen Organisationen eine dokumentierte Richtlinie zur sicheren Entsorgung umsetzen, die rechtliche Konformität, Beweiserhaltung und Risikominderung priorisiert. Die Richtlinie muss Verfahren zur Rekonstruktion, validierten Archivierung und sicheren Vernichtung festlegen, die mit Aufbewahrungsfristen für Unterlagen und regulatorischen Verpflichtungen übereinstimmen. Verantwortliche Parteien müssen Herkunft, Kette der Aufbewahrung und potenzielle radiologische Bedeutung vor Maßnahmen beurteilen. Rekonstruktionsbemühungen erfordern dokumentierte Versuche, Quellenverifizierung und Versionskontrolle. Archivübertragungen müssen dauerhafte Medien und indexierte Metadaten verwenden. Sichere Entsorgung erfordert zertifizierte Vernichtungsmethoden, dokumentierte Genehmigungen und die Aufbewahrung von Entsorgungsprüfungen. Nicht-Einhaltung löst Korrekturmaßnahmen und Benachrichtigung der Aufsichtsbehörden aus. Aufzeichnungen über Entscheidungen, Risikobewertungen und Entsorgungszertifikate sind entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu führen.
- Fehlende Aufzeichnungen mit nachvollziehbaren Belegen rekonstruieren.
- Archivierung nach Standards für indexierte Metadaten.
- Entsorgungsprüfungen durchführen und aufbewahren.
